SharePoint-sites voor de digitale werkplek van 4.000+ winkels en 12.000 medewerkers

Wie aan websites denkt, denkt meestal aan de openbare site van een bedrijf. Maar sommige van de drukst gebruikte sites zijn intern. Op de digitale werkplek zoeken medewerkers dagelijks naar procedures, nieuwsberichten, formulieren en de tools voor hun job. Tussen 2024 en 2026 werkte ik als Web and SEO Specialist bij Knowledge Experts, in het team dat zulke SharePoint-werkplekken opleverde voor twee grote klanten.

Ik wil hier eerlijk over zijn: dit was teamwerk. Ik zat in het team en stuurde de projecten niet aan. Over de interne systemen van de klanten kan en mag ik niets publiceren. Wat ik wel kan delen, is hoe groot de projecten waren, wat voor werk erbij kwam kijken en wat ik ervan meenam.

SOK Market en Aras Kargo: twee klanten, twee uitgangspunten

SOK Market is een winkelketen met meer dan 4.000 winkels. Daar moest de digitale werkplek koppelen met bestaande bedrijfssystemen, waaronder ERP en kassa’s. Aras Kargo is een logistiek bedrijf. Daar draaide het onder meer om een applicatiegalerij voor 12.000 medewerkers, een centrale plek om alle toepassingen te vinden en te starten.

Het probleem was bij beide hetzelfde, zoals bij bijna elk groot intranet: de informatie is er wel, maar vinden mensen ze ook snel? En dan zit je niet aan een bureau. Je staat in de winkel of in het magazijn, met het toestel dat je toevallig bij je hebt.

Waarom bedrijven kiezen voor SharePoint

SharePoint maakt deel uit van Microsoft 365, en dat gebruiken veel bedrijven al. Daarom is het een logische basis voor een intranet. Zo’n digitale werkplek rust meestal op drie pijlers.

1. Opbouw van de sites

De indeling volgt hoe medewerkers hun werk ervaren, niet hoe het organigram eruitziet. Dat is informatiearchitectuur, en die keuze bepaalt bijna alles wat daarna komt.

2. Koppelingen met bestaande systemen

Een intranet dat naast alle andere systemen staat, wordt snel vergeten. Het moet de plek worden waar je start. Bij een retailer betekent dat gegevens uit ERP en kassa, bij een logistiek bedrijf een overzicht van de interne toepassingen.

3. Zoeken en navigeren

Menu’s, titels, metadata en zoekfunctie moeten op elkaar afgestemd zijn. Wie een vraag intypt, moet meteen op de juiste pagina terechtkomen.

Wat ik van intranetten leerde voor SEO

Door aan interne sites te werken, ging ik anders naar openbare websites kijken. De zoekbalk van een intranet en Google lossen eigenlijk hetzelfde op: de woorden van de zoeker linken aan de pagina met het antwoord. Of dat lukt, hangt van dezelfde dingen af.

Het begint bij titels in de taal van de zoeker en niet in het jargon van het bedrijf. Elk onderwerp krijgt één pagina, niet vijf bijna identieke. De structuur blijft overal gelijk, zodat zoekmachines de pagina’s goed kunnen lezen en indexeren. En iemand houdt de inhoud actueel, want een intranet vol verouderde pagina’s verliest het vertrouwen van zijn gebruikers, net zoals een openbare site.

Daarom maak ik geen onderscheid meer: een klant die zoekt via Google, een koper die het aan een AI-assistent vraagt en een collega die een formulier nodig heeft, willen alle drie dezelfde pagina snel vinden.

Ook de zoekfunctie van SharePoint steunt op signalen die je van het web kent: titels, tussenkoppen, metadata en interne links. Met een heldere structuur kan de zoekbalk goed werken. Met een rommelige structuur krijg je twintig resultaten die op elkaar lijken.

Vijf problemen die ik op grote sites steeds terugzie

Of het nu om een intranet gaat of om een openbare site met honderden pagina’s, dezelfde vijf problemen duiken op:

• Dubbele inhoud. Dezelfde informatie staat op meerdere pagina’s, telkens een beetje anders, en niemand weet nog welke versie klopt.
• Verkeerde namen. Pagina’s heten naar een afdeling of een intern project, terwijl de lezer zoekt op wat hij nodig heeft.
• Doodlopende pagina’s. Een pagina beantwoordt een vraag, maar daarna weet je niet waar je naartoe moet.
• Slechte mobiele ervaring. Winkel- en magazijnpersoneel zit zelden achter een bureau, en de meeste bezoekers van een kmo-site ook niet. Is een pagina lastig op een smartphone, dan haken ze af.
• Geen eigenaar. Een pagina zonder verantwoordelijke veroudert stilletjes.

Al deze problemen zijn op te lossen, en dat levert voor de vindbaarheid meestal meer op dan nieuwe pagina’s toevoegen.

Wat dit betekent voor een Belgische kmo

De meeste bedrijven die ik help, hebben geen intranet voor duizenden mensen nodig. Wat ze wel van grote projecten kunnen overnemen, is de werkwijze: eerst de structuur bepalen en dan pas de inhoud schrijven, pagina’s een naam geven vanuit de lezer, en de website laten aansluiten op de rest van het bedrijf.

Ik help bedrijven in en rond Antwerpen en in heel België met WordPress-websites, SEO en vindbaarheid in AI-zoekmachines. Is je site gegroeid zonder plan, en vinden bezoekers er moeilijk hun weg? Dan helpt een gratis sitecheck je om te zien waar je moet beginnen.